OKKA-säätiö

Opetus-, kasvatus- ja koulutusalojen säätiö

Koulujen ja oppilaitosten ympäristösertifioija

www.okka-saatio.com

 

 

Ohjeita sertifioiduille oppilaitoksille

Oppilaitosten ympäristösertifikaatti on voimassa 36 kuukautta kerrallaan. Sertifioidussa oppilaitoksessa on ennen tämän määräajan kulumista toteutettava ulkoinen auditointi sertifikaatin uusimiseksi. Oppilaitos vastaa itse auditoinnin tilaamisesta ja auditoijan antaman auditointiraportin toimittamisesta OKKA-säätiöön.

Sertifikaatin ylläpitäminen edellyttää oppilaitokselta myös vuosittaista, ensimmäistä itsearviointia kevyempää arviointia, jossa painotetaan ympäristöohjelman toteutumista ja seuraavan vuoden toiminnan suunnittelua. Auditoija antaa palautteen oppilaitoksen tekemästä vuosittaisesta arvioinnista ja antaa oppilaitoksen vahvistuksen arvioinnin toteutumisesta. Oppilaitos toimittaa vahvistuksen OKKA-säätiöön. 

Vuosittainen itsearviointi

Sertifikaatin saanut oppilaitos voi tehdä vuosittaiset itsearvioinnit ensimmäistä arviointia suppeammin. Vuosittaisten arviointien tavoitteena on saada riittävän laaja ja oikeellinen tieto jatkuvan parantamisen toteutumisesta ja ympäristönsuojelun tason säilymisestä eri toiminnoissa. Tulosten perusteella päivitetään ympäristöohjelma seuraavalle vuodelle. Ympäristöasioiden arviointi voidaan yhdistää oppilaitoksen olemassa olevaan arviointijärjestelmään.

Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerien mukaan oppilaitoksen on arvioitava säännöllisesti ympäristöasioiden huomioimista opetuksessa ja ylläpitotoiminnoissa, ympäristöohjelman toteutumista, sekä ohjeiden ja vastuunjaon toimivuutta. Lisäksi ympäristösertifioinnin säännöt edellyttävät sertifikaatin ylläpitämiseltä, että oppilaitos "ajantasaistaa" vuosittain itsearviointiraportin tiedot käyttämällä päivityslomaketta, jossa painotetaan ympäristöohjelman toteutumista ja seuraavan vuoden toiminnan suunnittelua.

Oppilaitoksen tulee tehdä itsearviointi viimeistään sertifikaatin myöntämistä seuraavan lukuvuoden tai toimintavuoden lopulla oppilaitoksen suunnittelukierrosta riippuen. Tämän jälkeen itsearviointi toteutetaan vuosittain osana oppilaitoksen toiminnan arviointia.  Oppilaitos ottaa yhteyttä ulkoiseen auditoijaan ja toimittaa hänelle päivityslomakkeen.  Auditoija antaa oppilaitokselle palautteen raportista ja lähettää OKKA-säätiöön vahvistuksen raportin toimittamisesta kolmen viikon kuluessa siitä, kun oppilaitos on toimittanut hänelle päivityslomakkeen. 

Sertifikaatti ei raukea puuttuvan vuosittaisen päivitysraportin takia (1. ja 2. vuosi sertifikaatin saamisesta tai uusimisesta). Mikäli oppilaitos ei ole toimittanut päivitysraportteja auditoijalle, oppilaitoksen tulee tehdä sertifikaatin uusimiseksi itsearviointi ja laatia itsearviointiraportti saman laajuisena kuin ensimmäistä sertifikaattia haettaessa. Myös ulkoinen arviointi toteutetaan oppilaitoksessa ensimmäisen sertifiointiarvioinnin laajuisena.

Päivityslomakkeiden käyttö

Päivityslomakkeet jakaantuvat seuraaviin kolmeen osaan: 

1. Ympäristöohjelman päämäärien ja tavoitteiden toteutuminen

2. Ympäristösuojelun tason arviointi kriteereittäin

3. Ympäristöohjelman päivittäminen seuraavalle vuodelle.

Osassa 1 oppilaitos arvioi edellisen vuoden ympäristöohjelman toteutumista asetettujen päämäärien ja tavoitteiden perusteella. 

Osassa 2 oppilaitos arvioi ympäristösuojelun tasoa kriteerien pääkohdittain kaikilla kolmella kriteerien osa-alueella. Kehityksen suuntaa arvioidaan viimeisen vuoden tai lukukauden aikana asteikolla 

-2 - +2. Lomakkeeseen kirjataan myös tapahtuneet toimenpiteet, onnistumiset ja ongelmat, ja niiden syyt. Vertailupohjana käytetään ensimmäisessä itsearvioinnissa täytettyjä kysymyslistoja sekä aiempien päivityslomakkeiden tietoja. 

Osassa 3 oppilaitos päivittää arviointitulosten pohjalta ympäristöohjelman seuraavalle vuodelle tai lukukaudelle. Uudet tavoitteet voivat liittyä asioihin, jotka edellisen ohjelman osalta jäivät toteuttamatta tai vaativat lisää toimenpiteitä asetetun tavoitteen saavuttamiseksi. Osa tavoitteista syntyy ympäristösuojelun tason arvioinnissa esiin tulleista ongelmista ja kehittämiskohteista.

Päivityslomakkeet voit ladata tästä.

Lisätietoa päivityslomakkeiden käytöstä saa julkaisusta Opas oppilaitosten ympäristösertifiointiin.

Sertifikaatin uusiminen 

Oppilaitosten ympäristösertifikaatti uusitaan viimeistään 36 kuukauden kuluttua edellisen sertifikaatin saamisesta. Uusimista varten oppilaitos toimittaa auditoijalle edellisen auditointiraportin sekä ensimmäisen, toisen ja kolmannen vuoden itsearvioinnin päivityslomakkeet. Auditoija toteuttaa oppilaitoksessa arvioinnin, jossa tarkastetaan, että jatkuvaa parantamista on toteutettu, ja että oppilaitoksen toiminnot edelleen täyttävät Koulujen ja oppilaitosten ympäristökriteerit. Auditoija laatii auditointiraportin, jossa esitetään mahdolliset korjattavat asiat, ja toimittaa sen oppilaitokselle kolmen viikon kuluessa arvioinnista.

Oppilaitoksen on tehtävä korjaavat toimenpiteet kolmen kuukauden määräajassa siitä, kun se on vastaanottanut auditointiraportin. Auditoija todentaa korjaavat toimenpiteet uusinta-arvioinnissa tai oppilaitoksen kirjallisen selvityksen perusteella. Auditoija lisää tästä merkinnän alkuperäiseen auditointiraporttiin.

Kun mahdolliset korjaavat toimenpiteet on tehty, oppilaitos toimittaa auditointiraportin OKKA-säätiöön kuukauden kuluessa hyväksytyn raportin saamisesta. Mikäli sertifioinnin uusimiselle ei ole muodollisia esteitä, OKKA-säätiö päivittää oppilaitoksen tiedot oppilaitosrekisteriin ja lähettää oppilaitokselle uuden Oppilaitosten ympäristösertifikaatin. 

Sertifikaatin raukeaminen 

Oppilaitoksen saama ympäristösertifikaatti voi raueta seuraavissa tapauksissa: 

1. Ulkoista arviointia ei ole toteutettu 36 kuukauden kuluessa sertifikaatin myöntämisestä tai uusimisesta. 

2. Auditoijan esittämiä puutteita ei ole korjattu kolmen kuukauden määräaikaan mennessä. 

3. Oppilaitos ei ole toimittanut auditointiraporttia OKKA-säätiöön yhden kuukauden kuluessa siitä, kun oppilaitos on saanut auditoijalta hyväksytyn auditointiraportin.

Sertifikaatin raukeamisesta päättää OKKA-säätiö kuultuaan ensin oppilaitosta. Oppilaitos, jonka sertifikaatti on rauennut, poistetaan oppilaitosrekisteristä ja se menettää oikeutensa käyttää Oppilaitosten ympäristösertifikaattia ja siihen liittyvää logoa.